Einsicht in berufliche E-Mails

Die Einsicht in berufliche E-Mail-Konten ist bei Abwesenheiten von Mitarbeitern immer wieder Thema. Mitarbeiter bearbeiten ihre E-Mails oftmals lokal auf ihrem Rechner, und legen sie dann nicht zentral in einem Ordner ab, sondern auf ihrem Rechner, sodass nur mit dem E-Mail-Konto des jeweiligen Mitarbeiters zugegriffen werden kann.

Ist nun ein Mitarbeiter urlaubsbedingt oder aufgrund eines Krankenstands nicht anwesend, muss zur Abarbeitung von Aufträgen, Kundenanfragen, usw. Einsicht in die beruflichen E-Mails des abwesenden Mitarbeiters genommen werden.

Die Zulässigkeit dazu wirft immer wieder Fragen auf. Dies nicht zuletzt seit der Neuregelung des Datenschutzrechts.

Vorab empfiehlt es sich dringend, im Dienstvertrag bereits entsprechende Regelungen zu treffen, dass die beruflichen E-Mail-Konten nicht privat genutzt werden dürfen. Damit darf der Dienstgeber davon ausgehen, dass das Konto auch tatsächlich nicht privat genutzt wird. Sofern also hier eine Einsicht in E-Mails getätigt werden muss, darf der Dienstgeber davon ausgehen, dass ausschließlich dienstliche E-Mails bearbeitet wurden und in den Ordnern am Rechner des Mitarbeiters abgelegt sind.

Sofern entsprechende Regelungen im Dienstvertrag nicht getroffen wurden, tun sich hier gelegentlich Diskussionen auf. – Eine entsprechende Klarstellung und Regelung im Dienstvertrag ist sohin sinnvoll.

In einem funktionierenden Beschäftigungsverhältnis wird der Dienstnehmer dem Dienstgeber auch die entsprechenden Möglichkeiten einräumen, auf erforderliche E-Mails zuzugreifen bzw. E-Mails weiterleiten oder an zugänglicher Stelle ablegen. Es kann aber durchaus auch bei aufrechter Beschäftigung zu der Konstellation kommen, dass E-Mails eben nicht zugänglich oder weitergeleitet sind, sodass der Zugriff während Urlaub oder Krankenstand eines Mitarbeiters durchaus erforderlich ist.

Wie der Mitarbeiter im Krankenstand und Urlaub für dringende Angelegenheiten soweit ihm möglich und zumutbar auch entsprechende Auskünfte erteilen muss, kann auch auf betriebliche E-Mails zugegriffen werden.

Problematisch wird es immer dann, wenn die E-Mail-Zugänge auch privat genutzt werden dürfen, und allenfalls auch sensible private E-Mails verschickt oder erhalten wurden. Dementsprechend ist die Regelung auf Ausschluss der Privatnutzung im Dienstvertrag umso wichtiger.

Bei Ausscheiden eines Dienstnehmers wird es regelmäßig dazu kommen, dass der Dienstnehmer nach dem Ausscheiden nicht mehr mitwirken wird. Der Zugriff auf dienstliche E-Mails des ausgeschiedenen Mitarbeiters ist sohin erforderlich, um allfällige Aufträge ordnungsgemäß abwickeln zu können. Auch hier ist dies unbedenklich, sofern die Privatnutzung ausgeschlossen wurde bzw. sichergestellt wird, dass nicht irgendwelche privaten E-Mails verwertet werden.

Für den Fall, dass im Zuge der Beendigung Diskrepanzen zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer auftreten, erfolgt gelegentlich auch eine Dienstfreistellung. Hier wird der Dienstnehmer jedenfalls nicht entsprechend mitwirken. Die Einsicht in das betriebliche E-Mail-Konto ist sohin unerlässlich, um abzuklären, ob allfällige Aufträge zu bearbeiten sind oder irgendwelche Anfragen oder Ähnliches Kunden- oder Geschäftspartnern gegenüber offen sind.

Klargestellt darf an dieser Stelle werden, dass der Zugriff auf betriebliche E-Mails nicht als Kontrollmechanismus verwendet werden darf. Es müsste jedenfalls auch abgeklärt werden, ob eine Betriebsvereinbarung zu derartigen Maßnahmen erforderlich wäre.

Grundloses Mittracken von E-Mails bzw. standardmäßiges Kontrollieren von Mitarbeiterzugängen ist in dieser Form ohne zusätzliche Voraussetzungen nicht zulässig. Es bleibt aber letztlich dabei, dass der Dienstgeber im Bedarfsfall auf betriebliche E-Mails zugreifen kann. Freilich bleibt es immer eine Einzelfallentscheidung. Allgemein kann aber festgehalten werden, dass immer dann, wenn der ordnungsgemäße Betriebsablauf den Zugriff auf berufliche E-Mails erfordert, dies zulässig ist. Vorkehrungen müssen eben dazu getroffen werden, dass diese E-Mail-Konten nicht privat genutzt werden dürfen bzw. ansonsten als privat ersichtliche E-Mails auch als solche behandelt werden.